Administrativ assistent till Chefsstödet , Hallands sjukhus Halmstad - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Hallands sjukhus omfattar akutsjukhusen i Halmstad och Varberg och vi bedriver även planerad verksamhet i Kungsbacka och Falkenberg. Vi har cirka 3 500 medarbetare som arbetar för att ge den bästa möjliga vården till hallänningarna och vi erbjuder specialistvård med hög kvalitet och god tillgänglighet. Våra medarbetare är nyckeln till att Hallands sjukhus har mycket goda resultat i många nationella mätningar och vi arbetar med ständiga förbättringar.

Vi söker dig som är en driven administratör med god servicekänsla!

Arbetsuppgifter

Uppdraget som administrativ assistent på Chefsstöd, Bemanningsenheten Halmstad, syftar till att avlasta chefers administration kring rekrytering, lön och anställning. Chefsstöd är en del av sjukhusets samlade ledningsstöd till chefer. Uppdraget innebär en aktiv roll i att bli chefers kunskapsstöd i dessa frågor. I ditt ansvar ingår att granska och reagera på avvikelser där du förväntas bidra till tillämpningar och samförstånd kring hur systemet fungerar. Det är en viktig arbetsuppgift att hålla sig ájour med rutiner och avtal samt hur dessa ska tillämpas, för att du i din roll ska kunna stödja chefen i vardagen.

Vi arbetar med lönesystemet VISMA/PS Självservice och i uppdraget ingår även att visa hur tidsrapportering ska hanteras både till nyanställd och till befintlig personal. Det sker både vid gruppvisningar och enskilt. Du kommer ha tät kontakt med klinikerna och träffa chefer samt deras personal ute på enheterna, men du har ditt kontor tillsammans med övriga administrativa assistenter på Chefsstödet.

Digitala hjälpmedel är en del av vår vardag för att dela information och dokument mellan våra team. Likaså använder vi oss av gemensam telefonsupport och ärendehantering vilket innebär att vi kan optimera våra resurser över länet och flytta uppdrag mellan teamen vid behov. Varje team är en pusselbit av en helhet där teamkänsla och samarbete är av stor vikt.

Vi arbetar i mindre team på vardera sjukhus i Halmstad och Varberg. För oss är det viktigt att bidra till lärandet och samarbetet, där vår samlade kunskap berikar oss alla. Vi har gemensamma länsmöten för utveckling och operativa frågor samt arbetar utifrån Region Hallands verksamhetsstrategi – LEAN. Vi har också en digital medarbetare – Ernst! Han hjälper oss att workshifta mellan repetitiva arbetsuppgifter till ett mer avancerat stöd för chefer. Vi arbetar i en utvecklande miljö i förändring.

Du erbjuds en personlig utvecklingsplan som kontinuerligt revideras i samråd med din chef.

Kvalifikationer

Vi ser att du har utbildning på minst gymnasienivå och en för uppdraget lämplig bakgrund där längre erfarenhet (minst 2 år) inom lön/personaladministration ses som en självklarhet för att klara detta uppdrag samt att du har goda datorkunskaper med känsla för IT-teknikens möjligheter. Som person drivs du av att få bidra till ständiga förbättringar genom att sprida kunskap både till chef och till medarbetare samt att ge god service till chefer som underlättar deras vardagsfrågor kring lön, ersättning och anställning.

För att klara uppdraget behöver du som söker ha viljan att både utveckla dig själv samt att utveckla arbetet tillsammans med dina kolleger på chefsstöd. Du behöver också ha lätt för att förstå sammanhang och vara modig att bidra till systemförståelse och vara källkritisk. Du förväntas ha utpräglad servicekänsla med ett proaktivt förhållningssätt och förstå vikten av samarbete som ett verktyg till att nå framgång. I ditt arbete är du trygg och lösningsfokuserad och motiveras av utmaningar. Då detta är ett serviceuppdrag förväntas det att du är pedagogisk i ditt sätt att möta människor tålmodigt samt har ambition att göra ”det lilla extra” i alla lägen. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Vi ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund.

Varmt välkommen med din ansökan!